being looked into”而不是“I have received your letter”或者“We are looking into your 買粉絲plaint”
其實我們簡單的來理解一下,每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎?只不過是把交談的內容寫到了紙上而已
多用一些簡單明了的語句,用我/我們做主語,這樣才能讓我們的信函讀起來熱情,友好,就象兩個朋友之間的談話那樣簡單,自然,人性化
2、語氣語調 由于您寫的信函都是有其目的性的,所以您信函里所采用的語氣語調也應該符合您的目的
在寫之前先不妨仔細考慮一下,您寫這封信函是想達到一個什么樣的目的,您希望對收信人產生一種怎樣的影響呢?是歉意的,勸說性的,還是堅決的,要求性的
這完全可以通過信函中的語氣語調來表現
3、禮貌 我們這里所說的禮貌,并不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的
而是要體現一種為他人考慮,多體諒對方心情和處境的態度
如果本著這樣的態度去跟別人交流,那么就算您這次拒絕了對方的要求,也不會因此失去這個朋友,不會影響今后合作的機會
特別要注意,當雙方觀點不能統一時,我們首先要理解并尊重對方的觀點
如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時,請表現一下您的高姿態,您可以據理力爭,說明您的觀點,但注意要講究禮節禮貌,避免用冒犯性的語言
還要提醒一點,中國人有句話叫做“過猶不及”
任何事情,一旦過了頭,效果反而不好
禮貌過了頭,可能會變成阿諛奉承,真誠過了頭,也會變成天真幼稚
所以最關鍵的還是要把握好“度”,才能達到預期的效果
4、簡潔 就象前面提到的,要用簡潔樸實的語言來寫信函,讓您的信函讀起來簡單,清楚,容易理解
用常見的單詞,避免生僻或者拼寫復雜的單詞
一個單詞可以表達,就不要用詞組
多用短句,因為短句更容易理解
少用“and”,“but”,“however”,“買粉絲nsequently”這些讓句子變得冗長的連詞
在同一封信函里,不要使用多個相同含義的單詞
比如,您前面寫了“goods have been sent”,那后面再提到這件事時就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等
因為這樣寫會誤導您的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義
5、回復迅速及時 給買家的回復,千萬要迅速及時
因為買家通常只看最先收到的幾封回復,從中去選擇合適的供應商
如果您的回復不夠及時,就可能因為搶不到先機而失去商機
6、標題 這一點是特別針對寫電子郵件的
也許很多人都沒有意識到,事實上,E-mail的標題是很重要的一個部分,您的郵件給對方的第一個印象就是通過標題來完成的
如果標題沒有內容,看起來象群發的垃圾郵件的話,很多買家就會直接刪除
比如這樣的標題“How are you?” ,“Can we work together?”,建議您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textile’s Partnership Opportunity”或者“Introction: Our Proct Offerings for Bright Ideas Imports
”這樣您的郵件會顯得更加專業
7、精確 當涉及到數據或者具體的信息時,比如時間,地點,價格,貨號等等,盡可能做到精確
這樣會使交流的內容更加清楚,更有助于加快事務的進程
8、針對性 請在郵件中寫上對方公司的名稱,或者在信頭直接稱呼收件人的名字
這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的,而不是那種群發的通函,從而表示對此的重視
當然,如果您無法確定收信人的名字,那就在稱呼一欄里寫“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”