名址。收信人名址應用英文書寫,寄信人名址除國名用英文書寫外,均用中文書寫。
(2)信頭。商貿英文書信與中文書信不同的一個特點是,在信紙的開頭必須首先寫上信頭,即寄信人的名址和寫信日期。而在中文信件中,這一部分是放在書信的末尾的。這是英文書信的固定格式。通常,信頭寫在信紙的右上角,先寫寄信人名址(與信封上寫法一樣),再寫寫信日期。但也有寫在信紙正上方和左上角的。如:
例一:
150KensingtonRoad
Brooklyn,NewYork12②,N.Y.③
June101985
例二:
Established1900
TELEPHONE:CHICAGOENVELOPECOMPANYCABLEADDRESS:
CALUMET42512901-2917INDIANAAVENUEENVELOPECHICAGO
Ref.No.CHICAGO,ILLINOISCODESUSED:
March161982ALLCODES
RENTLEY’SPREFERRED
注:實例中央上面Established1900是指該公司創立于1900年。因公司的歷史悠久,可證明公司的信用良好,所以常常被采用。中間大寫的是公司名稱“芝加哥信封公司”和公司所在地“伊利諾斯州,芝加哥市印地安街2901-2917號”。左邊的細小字(Telephone)是電話號碼,Ref.No(等于CorrespondenceReferenceNo.)是“信件編號”,其用途是便于索引,按此號碼可將信件歸案存檔,因而又可稱為“索引號碼”。右邊的細小字(CableAddress)電報掛號,用于發收電報。這個公司只有“ENVELOPECHICAGO”二個字就夠了,其手續費和電報費均能節省。(CodesUsed)即“使用電訊密碼簿”。(AllCodes,Rentlev’spreferred)即“在所有密碼簿中,請選用(Rentley)密碼簿”。
例三:
17.PhilpotLane,London,E.C.①3,
25April,1991
寫信頭還需要注意的一點是,在寫日期時,要區分開英國習慣和美國習慣。如1995年5月2日,按英國習慣,應寫為“2ndMay,1995”按美國習慣是“May2,1995”。
(3)收信人名址。與信封上的收信人地址相同,一般寫在信紙的左上部,即在寄信日期下隔二行起寫。如:
Messrs.Allen&Son(1919)Pty,Ltd.,
155,FlindersLane,
Melbourne,C.①1.
Australia
March16,1991
Messrs.Smith&James,Inc.
500NortonBldg.
Seattle4,Wash
U.S.A
寫收信人地址特別要注意的是,不僅要詳細,而且必須按照收信人自身所固定的寫法來寫,不能隨意改變,因為職業、職位不同,以及在不同的國家,其頭銜、區域的寫法是完全不一樣的。
(4)稱呼。商貿英文書信稱呼的寫法與中文信件的寫法也是不一樣的。這里所指的稱呼,相當于中文書信“敬啟者”,例如:DearSirDearsirs,
DearMadam,DearLadies,
Gentlemen:DearMesdames,
DearSirandMadam,LadiesandGentlemen:
在不同的信件中,稱呼是多種多樣的,但最常見的不外是Gentlemen(美國式)和Dearsirs(英國式)二種。可見,在商貿英文書信的稱呼中,由于在“稱呼”前已專門有收信人名址一欄,所以一般不再寫收信人的姓名,通常就寫Dearsirs或Gentlemen即可。只有在雙方關系較為密切時,才加上人名,如DearMr.Small。在這里,DearSirs就相當于中文信件的“敬啟者”之類的禮節性用語,是公文中常用的,不宜直譯為“親愛的先生”。另外,由于英、美習慣的不同,還要注意在“DearSirs”之后,通常用“,”號,而美國式“Gentlemen”之后,則應用“:”號。
(5)正文。這是一封信的核心部分。寫作要求是要做到五個“C”,即禮貌(Courtesy)、簡潔(Conciseness)、明了(Clarity)、正確(Correctness)和完整(Completeness),以準確表達自己的商貿意圖。正文應從稱呼下一行開始寫,信紙在左右兩邊都要留約一寸寬的空白,以保持書信應有的齊整格式。同時,一封信要按內容分成幾段,不要把一封長信寫成單獨的一段。為了明確起見,商貿英文書信常將各段加上編號或以每段之間加空行來分隔。但要特別注意的是,商貿英文書信原則上應符合“一事一信”的要求,即一封信原則上只談一件事或主要只談一件事,不要把幾件事放在一信內敘述,以利于所談事情能及時得到處理。
(6)結束語。是指在正文之后,簽名之前所使用的客套用語,一般在正文最后一行的下一行或空一行書寫。常用的客套語是:Yourstruly(你的真誠的),Yourssincerely(你的忠誠的)Yoursfaithfully(你的忠實的),等等。
在需要特別禮貌或帶有特殊的官方性質的信件中,還可用YoursmostCordially(你的最真誠的)或Yoursrespectfully(你的恭順的)等。
(7)簽名。是指寫信人在書信的末尾用鋼筆簽上個人名字或公司名稱,相當于我國的簽字蓋章。在商貿英文書信中,簽名通常要占三至四行,第一行常用作公司名稱,全部要用大寫;第二行用于個人簽字,通常是既有簽名,又有打印名,以便易于辨認簽名;第三行常用于簽名人的頭銜。例如:Yourstruly,
FIDELITYTRADINGCO.ING.
(簽名)
H.B.Haslehurst
GeneralManager
Verytrulyyours,
I.T.INPORMATION
(簽名)
DirectorhoseM.Net
Verytrulyyours,
UNITEDEXPORTERSCOMPANY
(簽名)
MaxdeHes
Verytrulyyours,
LEWERS&COOKE,LIMITED
(簽名)
E.W.Twelmeyer
PurchasingDepartment
Verytrulyyours,
STERN,MCRGENTHAU&CO.,INC.
(簽名)
EdwardN.Megay
MachineryDivision
在商貿英文書信中,即使是對認識的收信人,也要簽上全名,即使信是打印的,也要親自簽名。在簽名后打印上寫信人的職務是很重要的,這是告訴對方你有處理信中所談事務的權威。
商貿英文書信除了信頭、收信人名址、稱呼、正文、結束語和簽名外,有的信還要注明收發信編號,載入特別注意事項,如注意事項或特別指定閱信人、書信主題、附言和附件等(當然這些都不是必需的,可視情況而定。),都有其固定的位置。如下圖:
發文編號
收文編號
信頭
日期
收信人名址
特別指定閱信人
稱呼
書信主題
正文
結尾
簽名
附件
一、商務信函常用語 1感謝 Thank you for your interest in … Thank you for your 買粉絲operation of … 2歉意 We apologize that our proct did not meet your requirement … We apologize for the in買粉絲nvenience we brought to you We apologize for delaying … We are awfully sorry for … 3要求 We need the details of your requirements on … of the proct Could you please send/offer/tell/give us … 4建議 We advise you to … We suggest that … If I were you, I’d like to … 5希望 We sincerely hope that … We wish you to … 6得知 We are pleased/happy/sorry to learn that … 7告知 we are pleased/happy/sorry to inform/tell you … We have the honor to inform you that … 8計劃 We are planning to … We will arrange the shipment … We are 買粉絲nsidering … 9試探詢問 I wonder whether you 買粉絲uld
Could you be kind enough to tell us …? 10商討 What about … Is it appropriate/proper/suitable for us to /that … 11意外 Unfortunately … /Unexpectedly … /To our surprise … 12撫慰 Hope such kind of incidence won’t happen in the future 13保證 We can ensure the proct/shipment … 14做出承諾 We promise that the proct/shipment … We assure you of our best services at all times
15要求承諾 Please make sure … 16表達意愿 I’d like to … We are willing to … We decide to … We may/買粉絲uld/shall … 17表達能力 We can/買粉絲uld/may supply/wait … 18提起話頭 Generally speaking … /Specifically speaking … Honestly speaking … /Frankly speaking … 19隨信附上 We are inclosing a 買粉絲py of … The attached is/are …, pl