改的特征,對功能的變化和
環境的變化具有較強的適應性; 具有友好的用戶
界面,使操作簡單、直觀、靈活,易于學習掌握。
高效性:系統在技術上立足于長遠發展,選用
開放性系統,采用先進的體系結構和技術發展的
主流產品,保證了整個系統高效運行和所采用的
計算機網絡技術設備和技術指標在幾年內不落
后。
5.2 系統開發的價值意義
本系統的開發適用于各種類型單位檔案的管
2007 年第4 期瀘州職業技術學院學報41
理。以檔案工作的基本理論為指導,結合計算機
和網絡管理的特點開發而成的,其意義如下:
(1)檔案系統的應用可以充分發揮各個單位
檔案信息的決策支持功能;
(2)有利于通過檔案的有效編目和存儲發揮
本單位檔案的文化積累、沉淀作用;
(3)利用計算機及網絡系統提供強大的查詢
檢索功能,方便快捷,提高了檔案信息共享程度,
大大提高了檔案的應用水平和利用率;
(4)使用檔案管理系統后,原始檔案的使用率
下降,使得檔案保存時間大大延長,而且通過使用
真空壓縮技術降低檔案的占用空間,倉儲費用,管
理成本下降;
(5)檔案的日常管理維護、整理編目、統計編
研等工作由檔案管理人員在計算機上實現檔案數
字化及管理。取代了檔案管理人員大量繁重的手
工操作,使檔案管理更加科學化、規范化、人性化;
(6)基于Web 的檔案管理系統對于檔案資源
共享,拓寬管理范疇具有很大實用意義;
(7)檔案管理信息系統的應用有利于提高檔
案管理部門的服務水平和提升檔案管理部門的社
會形象;
(8)檔案信息化是國家信息化的重要組成部
分,通過檔案軟件系統的研發,檔案管理信息化的
建設可促進當地信息化的發展;
(9)良好的通用性減少了各個單位的重復開
發,節約了社會人力物力和財力;
(10)項目研發推廣使用,改變了傳統繁瑣的
檔案管理模式,克服了以形式壓制內容的尷尬,體
現了以人為本的現代管理思想;
(11)檔案管理系統的研究及成果應用,促進
檔案管理部門和檔案管理專業技術人員以新的觀
念、新的制度、新的模式和手段,重新審視檔案管
理工作,充分發揮檔案在經濟社會發展中的作用;
(12)本系統的使用完善了檔案管理流程,可
以及時高效地管理檔案。這既提高了管理效率,
避免了檔案的流失或損壞,促進檔案管理部門和
其他職能部門工作協同運作;直接避免了檔案丟
失破壞帶來的損失,避免了查詢、統計、分析不便
帶來的經費浪費,減少了檔案管理人員工作量,給
使用單位創造了良好的節約效益;
(13)該系統完全按照商業化軟件標準進行開
發設計,具有良好的通用性,隨著信息化的大力開
展,必將產生良好的推廣價值。
6 結束語:
通用檔案管理系統項目從理論和實踐兩方面
對檔案管理信息系統研發進行了較為深入的研究
和探索,完成了《通用檔案管理系統》的研發工作。
通過系統的研究與建設,加強了檔案管理信息化
理論的研究,改進和優化了部分軟件開發工具的
功能,實現了檔案管理系統的通用性,系統已應用
在瀘州職業技術學院、瀘州市交通局等單位,取得
了良好運行效果。
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42 “通用檔案管理系統”的設計與實現2007 年第4 期