貨代操作工作流程
一、訂艙
1.客戶向我司訂艙的;
2.客戶發來的訂艙單需顯示以下信息,但不限于此;
①托運人/發貨人 ②船公司/船名/航次或船期 ③起運港 ④目的港/中轉港 ⑤貨名 ⑥柜型、柜量 ⑦運價 ⑧托運人的簽字、蓋章;
3.客服人員收到訂艙單后,須與SALES核對運價是否正確,并由SALES在訂艙單上簽字確認,然后再向相應船公司訂艙(特殊情況可先口頭與SALES確認, 待SALES返回公司再補簽字確認)。向訂艙時,需先在各船公司專用臺帳上自編S/O號;
4.訂艙單發出后,客服人員應主動向船公司確認艙位,并將船公司傳回的訂艙確認單第一時間傳給客戶,訂艙確認上面的訂艙號與船名、航次要清晰、準確,以免造成混淆;
5.訂艙完畢后,客服人員應及時將資料輸入電腦,具體步驟如下:
①新建委托,輸入托運人、貨名、船公司、船名、航次、開航日期、裝港、目的港、箱型箱量;
②工作號,并按各業務員創建業務編號,比如“客戶服務”以KF開頭;
③輸入費用明細 - 主要是應收費用;
④訂艙確認,輸入訂艙號。輸入電腦時,應確保準確,并特別注意以下信息:船公司名稱、船名、航次(一律采用V。XXX的格式)、開船日期。
6.操作臺帳應該認真、完整地填寫,應注意以下幾點:
①托運人應與訂艙單上的托運人一致,并寫清電話、傳真、及聯系人;
②費用明細應仔細填寫,“應收”為向客戶收取費用;“應付”為由我公司支付的費用;運費到付的需填寫在“到付”欄,各種費用應分項列明;向客戶收取的費用為ALL IN時,須注明包含哪些費用;免文件、電放費用的需由公司領導在臺帳上簽字確認;
③需由我司目的港代理代收運費的,須在臺帳上注明使用哪家代理。SALES在選用代理之前須與操作部經理或公司領導確認,不可使用公司公布名單之外的代理(特殊情況如用其他代理, 必須公司領
導確認);
④客戶需倒簽、順簽、預借提單的,須由SALES在臺帳上特殊事項一欄注明申請,由操作部經理或公司主管領導簽字確認;
⑤訂艙號、訂艙日期、船名、開船日期要完整填寫;
⑥客服人員應在臺帳上相應位置簽字。
7.客服按業務員設立登記臺帳,客服需在訂艙當日內將客戶名稱、訂艙號、船名、航次、目的港、箱量及業務編號登記在臺帳上,以便統計查詢。
二、拖車、報關
1.出書面申請,公司批準后方能安排;
2.安排拖車前,需與工廠或SALES聯系確認裝柜時間及地點;
3.安排拖車時,需向拖車行發出書面委托,寫明裝柜時間、裝柜地點、協議價格、S/O NBR、工廠聯系人及聯系電話等,并在拖車登記臺帳上登記以訂艙確認后,根據客戶的要求安排拖車與報關。需嚴格按照公司公布的拖車行、報關行列表及相應價格進行安排。對個別重要客戶有特殊要求的,需提下資料:客戶名稱、拖車行、柜型柜量、起止地點及費用等;
4.應至少提前半天時間向拖車行下委托,以便拖車行有時間打單、安排;
5.委托后,客服應要求拖車行提供司機姓名,手機號碼、柜號,并報給工廠;
6.客服應叮囑車行按要求時間抵達裝貨地點,否則由此引起的押車費等損失由車行承擔;
7.一般貿易在深圳清關的可不需司機本,若是轉關的貨柜一定要求車行帶司機本前往,可委托車行代辦轉關手續;
8.安排凍柜拖車須至少提前一天通知船公司提柜時間,是否需要預冷,及通風口開啟情況,以便船公司通知碼頭做PTI檢驗及相應安排;
9.如客戶要求凍柜需代發電機的,應安排有帶發電機的拖車公司拖柜;
10.在客戶自己安排送散貨過來的情況下,可委托各碼頭的貨運站辦理卸車、裝箱、還柜等事項。鹽田港可委托鹽鐵服,蛇口、赤灣可委托赤灣倉儲;
11.在給貨運站的委托書中需注明提空柜時間,可事先與客戶確認貨到站時間以便決定是通知倉庫事先提取空
柜,還是等貨到后再提,避免產生還空費用;
12.安排報關時,需將退稅聯等重要報關文件在報關臺帳上作登記,由報關行簽收。在收到由報關行退回的退稅聯后,應立即通知客戶,并以客戶許可的方式將退稅聯等資料退給客戶,并做好交接紀錄。
三、其他
1.如由我司安排拖車、報關的,客服人員應在船公司的免堆期內安排拖柜還場,避免發生額外費用。若有發生超堆費、改船費、超期柜租等額外費用,需立即通知客戶,要求其書面確認,并在臺帳上登記;
2.客戶因各種原因取消訂艙的,需要求其書面確認,在確認所有發生費用已結清的情況下方可在電腦中刪除資料;
3.客服收到財務打印出來的DEBIT NOTE,與電腦資料核對無誤后,立即傳真給客戶。客戶需開稅務發票的,須由客戶發書面傳真,寫明發票抬頭及金額、幣種;
4.對由客戶自拖自報的,客服人員須至少于結關前一天與客戶確認是否已做柜。如已做柜,將箱號登記在臺帳上,即可將臺帳立即交文件組;
5.對由我司安排拖車報關的,客服在與報關行確認放行后,即可將臺帳交文件組。
文件
1.文件組收到船公司的LOADING LIST 后,與臺帳核對,已經裝上船的,應立即向客戶催要補料。
2.文件組需核對船公司的LOADING LIST 及費用清單,如有發生超堆費、超期柜租的,而客服尚未確認的,應立即通知客戶,要求其書面確認,并在臺帳上登記。
3.文件員根據客戶提供的補料,先與客戶核對清楚后再向船公司提供補料,爭取在短時間內將提單資料核對清楚,并根據客戶的要求簽發HB/L或MB/L。
4.提單的繕制應注意以下幾點:
①提單的內容應完整、準確,必要的信息不可留空,包括:SHIPPER、CONSIGNEE、NOTIFY PARTY、VSL‘S NAME/VOY、POL、POD、PLACE OF DELIVERY、MARKS、CARGO DESCRIPTION、CNTR NO。/SEAL NO。,DELIVERY AGNET 等;
②提單表面應清潔,避免過多涂改,一份提單最多不可超過3個更正章。一些重要的項目,比如船名/航次、卸港、箱號等不可更改;
③應要求客戶提供提單上收貨人或通知方的電話、傳真、聯系人;
④客戶要求出船證的。船證的內容(比如船級社、船齡的要求)應與相關船公司核實確認;
⑤如客戶要求倒簽提單的,原則上短航線倒簽不超過三天,長航線不超過七天,在收到客戶保函后,交操作部經理或公司主管領導簽字,必要時可要求客戶提供信用證核對方可簽發;
⑥外代提單不允許預借。
5.使用我司目的港代理收運費或代放貨物時,應注意:
①出我司HB/L給客戶,HB/L上打真正的收貨人與發貨人,并可注明到付運費的金額,DELIVERY AGENT 為我司代理;
②OB/L上面SHIPPER為我司,CONSIGNEE、N。PARTY均為我司目的港的代理,其它資料與HB/L相同,將OB/L電放給我司代理;
③事先明確我司與客戶及船公司的運費支付條款(預付或到付);
④制作CHARGES SETTLEMENT,列明貨物相關信息及要求代理收取的費用,支付給船公司的費用,代理費及應退給我司的費用;
⑤制作放貨通知書,通知代理是憑正本HB/L放貨還是HB/L電放,然后與OB/L COPY件、HB/L COPY件,OB/L電放信、CHARGE SETTLEMENT 于船開后盡早一起傳給代理;
⑥對代理有向我司退代理費的,應在臺帳上注明,并輸入電腦。
6.繕制美線提單時,應注意:
①HB/L與OB/L的繕制可參考第5項;
②OB/L上注明我司與船公司的S/C號,但HB/L上不得顯示該S/C號;
③核對貨名、價格、中轉港,必須與合約中規定的一致。
7.將與客戶核對無誤后所處的正本提單并提單交接單交財務,以便財務在收妥運費后放提單給客戶。具體放單、放貨辦法根據我司相關規定執行。
8.將提單號、提單日期填在臺帳上,并將文件費、電放費、拖車費、報關費、超堆費、改船費、改單費等貨物在港期間發生的費用輸入電腦,核對無誤后通知財務。
9.將臺帳、提單、與代理的CHARGE SETTLEMENT(若有)復印交財務簽收。
10.費用通知財務后不可繕自更改,特殊情況可填寫費用更改單,列明更改費用項目、金額、更改原因,由操作部經理簽字,再交財務部。但需注意以下幾點:
①海運費的更改需由公司領導批準同意;
②改船費、超堆費等雜費需在通知財務前輸入清楚;
③因漏輸、錯輸費用造成公司損失的,按公司相關規定給予責任人處罰。
11. 將臺帳分船公司按月份存檔。
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干貨 | 徹底搞懂外貿流程,收藏這一篇就夠了!
2021年,外貿形式一片大好,越來越多的新伙伴紛紛加入了外貿行業。但是,小編最近也接觸了很多外貿人員,尤其是想要入行或者是剛剛入行的小伙伴,對整個外貿的全流程都不太熟悉,本篇文章小編就帶你輕松了解外貿全流程哦!
外貿全流程總結概括下來就是“約—貨—款—運—單”,從客戶開發、詢盤、報價、簽訂合同、訂貨、備貨、報檢報關、裝船、結匯等等。
1、客戶開發1、客戶開發前期準備(公司、產品&行業分析)
外部準備:所處行業了解、產品當前市場容量以及未來發展趨勢和前景。
內部準備:公司的產品類型、英文功能描述、市場定位、公司優劣勢、同行業產品優劣勢
2、客戶開發渠道
搜索引擎找客戶、社交平臺、B2B平臺、分類信息網、論壇、線上&線下展會、行業協會、海關數據、黃頁名錄、電話直接溝通等方式都可以進行客戶渠道開發。
3、發送外貿開發信
一直以來開發信都被稱為外貿的敲門磚,不管是擴展外貿業務量,還是開發培養新客戶,開發信都是十分重要的。開發信怎么發可以參考下文哦!
4、回復詢盤
收到買家的回復詢盤,需要辨別詢盤的類型、用戶身份,解析買家詢盤信息,明確買家需求,著手回復詢盤并后期跟進。
報價&議價報價,是外貿流程中最為關鍵的環節之一,報價直接決定了你是否促成這個訂單的關鍵因素。外貿業務員接到詢盤后第一時間確認用戶來源,對客戶需要的產品進行報價,列明交易的條件,回復客戶的 提問的價格和提出的條件以及各項資料數據的提供。
如果報價完之后跟了一段時間客戶就不回復了,先檢查一下你回復的郵件里有沒有公司簽名、標明產品并且最好做個前封郵件的小概述。
3、樣品寄送(視客戶需求)1、新客戶索取樣品,不同情況不同對待。
寄樣前需做的工作
樣品確認、取樣原則、寄樣地址、費用承擔以及運輸方式對比(快遞名、價格、速度、服務、優勢)
2、寄樣后的跟蹤事宜
4、簽訂合同
貿易雙方就報價以及付款條件等達成一致之后,雙方即可簽訂合同。一般合同需要確認的內容包括:確認書(Con